経営を行う上で、会計数値を把握しておくのは非常に重要です。
自動車を運転するときに、時折メーターに眼を下ろすのと同様です。
そこで、本日は
【クラウド会計】
を勧めさせていただきたいと思います。
もちろん、最初はみずから仕訳を切り記帳して
頂きたいと思います。
慣れてきたら、会計ソフトを使いこなして
記帳作業を効率化しましょう。
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●クラウド会計ソフトとは
従来の会計ソフトは、ソフトウェアのライセンスを購入し
PCのローカルディスクにインストールすることで利用できました。
これに対しクラウド会計ソフトは、ライセンスそのものを購入するのではなく、
サービス提供会社に対して月間使用料等を支払うことで、
インターネットで提供会社のサーバにアクセスして利用できる、会計ソフトの環境です。
インターネット回線と一定のスペック要件を満たしたPCさえあれば、
申込、登録と同時に利用を始めることができます。
帳簿データについても、PCのローカルディスクではなく、
クラウドのサーバー上で更新されるため、
万一、お手元のPCに不具合が生じても
データを失う心配はありません。
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●クラウド会計ソフトのメリット
クラウド会計ソフトには、従来の会計ソフトには実現できなかった、
様々なメリットがあります。
メリット１：つねに最新のソフトを利用できる
従来までの会計ソフトは、一度インストールしてもその後
バージョンが新しくなるとその都度ライセンスを購入してインストールする必要があり、
余分な手間やコストがかかっていました。
これに対し、クラウド会計ソフトの場合は、つねに最新の環境を利用でき、
アップグレードやメンテナンスは
サービス提供会社がサーバに対して行います。
いつでも、クラウド上にある会計環境にアクセスし
最新の帳簿を開くことができます。
手許のPCを買い換えても、
ブラウザにIDとパスワードを入力するだけですぐ使えます。
メリット２：銀行口座やクレジットカードとのデータ連携
銀行口座の入出金やクレジットカードの利用履歴などを、
会計ソフトに入力する記帳操作は、頻繁に行わねばなりません。
クラウド会計ソフトは、インターネットバンキングやクレジットカード会社の
データベースと自動的に連携するよう設定できます。
入出金や利用履歴が、自動で会計ソフトに反映されるため、
煩雑な入力から開放されます。
メリット３：会計基準や税法の改正への迅速な対応
クラウド会計ソフトは、制度改正の都度
お手元のPCで更新する必要がありません。
インターネットに繋げば、つねに最新版です。
メリット４：確実なバックアップ
クラウド会計ソフトに入力したデータは、会社のパソコンではなく、
提供会社のクラウドサーバーに保存されます。
従来の会計ソフトならば、
万一の時のために、データをUSBメモリなどの外部記憶媒体に
いちいち移し替えなければならず、さらにその保管、管理にも神経を使います。
これらの手間が、クラウド会計ソフトを導入することですべて解消します。
このように、非常に多くのメリットがありますが、
全くデメリットがないというわけではありません。
クラウド会計ソフトを導入する際には、
次のようなデメリットがあることも頭に入れておきましょう。
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●クラウド会計ソフトのデメリット
デメリット1：維持費がかかる
クラウド会計ソフトは、ソフトを購入するのではなく、
月額や年額使用料を支払いながら会計ソフトを使用するサービスなので、
導入後も毎月一定の維持費、つまりランニングコストがかかります。
デメリット2：慣れが必要
従来型の会計ソフトに慣れていると、クラウド会計ソフトは非常に便利な反面、
すべての機能を使いこなせるまでに時間がかかります。
また特殊な業種や複雑な会計処理には対応していない場合があります。
このように一部デメリットはありますが、
事前に理解していればそこまでネックにはならないでしょう。
そして、本日特にお勧めしたいソフトは
【マネーフォワードクラウド会計】になります。
マネーフォワードクラウドの主な特徴として次の５つが挙げられます。
１．さまざまなサービスとの連携で、データ入力の手間を大幅に軽減。
銀行、クレジットカード、電子マネー、POSレジ、勤怠管理、
社会保険労務手続きなど様々なサービスと繋がることで、
入力や仕訳を自動化してくれます。
２．人工知能・機械学習（AI）で、使うほど学習、賢く便利になる。
人工知能（AI）がビッグデータを元に勘定科目を提案。
使えば使うほど賢くなって、自動入力・自動仕訳がどんどん楽になります。
３．クラウドの特徴を活かし、いつでもどこでも、複数拠点・複数人でも使える。
パソコンはWindowsとMac両対応、さらにiPhone、iPadやAndroidなどの
スマートフォン・タブレットも場面に応じて活用できる
マルチデバイス対応になっています。
４．完全無料で自動アップデート可能。
MFクラウドなら、法令改正や消費税の増税への対応や日々のサービス改善にも
自動アップデートで素早く対応。
従来のパッケージ型の会計ソフトと異なり、全て無料で最新機能に更新します。
５．必要に応じて利用サービスを選べる。
MFクラウドには、会計、確定申告、請求書、経費、給与、
マイナンバー等の各サービスがありますが、
お客様のニーズやビジネスの成長に合わせて、プランを選択できます。
ということで、最初のうちはクラウド会計ソフトを活用することで
十分に会計部門を管理してゆくことができます。
ただし、決算作業は税理士に委任する必要があります。
ちなみに私の場合、会計の入力は、クラウド会計で自分で行い、
決算のみ友人の税理士にお願いしています。
これだと決算のみなので年間12万円くらいです。
決算のみやってくれる税理士を見つけるか、
色んなイベントに参加して税理士の友人を作りましょう！
是非、会計ソフトを有効活用して事業を軌道にのせてゆきましょう！
ということで、本日は以上になります。
次回もお楽しみに(^^)/
